Dans la plupart des PME, une partie de ses accès reste ouverte pendant des mois. Le compte du domaine est généralement désactivé le jour même, parce qu'il est visible. Ce sont les autres qui survivent, l'accès distant, les abonnements en ligne souscrits par son service, les comptes ouverts chez vos partenaires et les partages de fichiers créés à son nom.
Le départ est le moment le plus mal traité du cycle de vie d'un compte, alors que c'est le seul dont la date est connue à l'avance dans presque tous les cas.
Pourquoi le départ échappe au dispositif
L'arrivée est bien traitée parce qu'elle est visible et attendue. Quelqu'un doit pouvoir travailler lundi matin, donc les accès sont créés.
Le départ n'a pas cette pression. Rien ne s'arrête si un compte reste actif, personne ne se plaint, et l'entreprise a d'autres préoccupations le jour où un collaborateur s'en va. L'oubli ne produit aucune gêne immédiate, il produit un risque silencieux.
Le cas des départs conflictuels ou soudains aggrave la situation, puisque la fermeture doit alors être immédiate alors que personne n'a de liste sous la main.
La liste qu'il faut préparer avant d'en avoir besoin
Une procédure de sortie utile tient sur une page et se prépare à froid. Elle couvre les accès internes, le compte du domaine, la messagerie, le téléphone et les applications métier.
Elle couvre surtout ce qui échappe habituellement. L'accès distant, souvent distinct du compte principal. Les services en ligne souscrits directement par un service et payés par carte bancaire, dont l'informatique ignore parfois l'existence. Les comptes créés chez vos clients ou vos fournisseurs, sur leurs portails, qui resteront actifs indéfiniment si personne ne les signale. Les certificats et les clés d'accès techniques éventuellement détenus.
Elle couvre enfin le matériel, ordinateur, téléphone, supports amovibles, badges et clés physiques, dont la restitution relève de la même logique.
Le sort de la messagerie
C'est la question pratique la plus fréquente. Supprimer la boîte immédiatement fait perdre des échanges professionnels utiles, la laisser active sans surveillance crée un risque.
La solution habituelle consiste à bloquer l'accès de la personne le jour du départ, tout en conservant la boîte, et à mettre en place une redirection ou une délégation vers le responsable pour une durée limitée. Un message automatique informe les correspondants du nouveau contact.
Cette délégation doit avoir une date de fin, faute de quoi elle devient permanente. Trois mois suffisent dans la plupart des cas, après quoi la boîte est archivée puis supprimée selon votre politique de conservation.
Il faut informer la personne de ce dispositif, la correspondance professionnelle restant soumise à des règles que la CNIL rappelle régulièrement.
L'arrivée, plus simple qu'il n'y paraît
Le raisonnement par fonction règle l'essentiel. Une arrivée dans un poste donné ouvre les accès de ce poste, ni plus ni moins, sans qu'il faille reconstituer une liste à chaque fois.
L'erreur classique consiste à recopier les accès d'un collègue occupant un poste similaire. On recopie alors aussi tout ce que ce collègue a accumulé au fil des années, et la dérive se propage à chaque recrutement.
Les comptes qui ne correspondent à personne
Chaque système accumule des comptes sans propriétaire, celui d'un stagiaire de l'été dernier, celui créé pour un test, celui d'un prestataire dont la mission est terminée, celui d'une application désinstallée.
Ils ne se suppriment pas à l'aveugle, certains faisant tourner des tâches indispensables. La méthode sûre consiste à les désactiver plutôt qu'à les effacer, à attendre quelques semaines et à observer si quelque chose s'arrête, puis à supprimer ce qui n'a manqué à personne.
Cette opération, menée une fois, réduit souvent la liste des comptes actifs d'un quart dans une entreprise qui n'y a jamais touché.
Ce qui suffit dans une petite structure
Une revue annuelle des comptes actifs convient, à condition d'être réellement faite et consignée. Elle consiste à confronter la liste des comptes à celle des personnes présentes, ce qui prend une heure et met immédiatement en évidence les oublis.
Les départs et les fins de contrat de prestation se traitent en revanche le jour même. C'est la combinaison des deux, une réaction immédiate sur les événements et un contrôle annuel sur le fond, qui empêche la situation de dériver.
Questions fréquentes
Peut-on conserver la messagerie d'un salarié parti ?
Oui, mais sans lui en laisser l'accès et pour une durée limitée. La pratique courante consiste à bloquer la connexion le jour du départ, à déléguer la boîte au responsable pendant environ trois mois, puis à l'archiver. La personne doit être informée du dispositif, la correspondance professionnelle étant encadrée par des règles que la CNIL rappelle régulièrement.
Quels accès sont le plus souvent oubliés lors d'un départ ?
L'accès distant, les abonnements en ligne souscrits directement par un service et payés par carte bancaire, et les comptes créés chez vos clients ou fournisseurs sur leurs portails. Ces derniers sont les plus durables, car aucun système chez vous ne les connaît. Seule une liste préparée à froid permet de les fermer.
Comment gérer un départ conflictuel ou immédiat ?
En appliquant la même liste, mais le jour même et de préférence avant l'annonce. C'est précisément pour ces situations que la procédure doit être écrite à l'avance, car elle ne s'improvise pas sous tension. Prévoyez aussi le changement des mots de passe partagés que la personne connaissait.
Faut-il supprimer ou désactiver un compte au départ ?
Désactiver d'abord, supprimer ensuite. La désactivation coupe immédiatement l'accès tout en préservant les données rattachées et la traçabilité des actions passées, qui peuvent être nécessaires en cas de litige. La suppression définitive intervient une fois la période de conservation écoulée, selon votre politique interne.